Case study / Event management

Cлучилась тут с нами одна не сказать, чтобы приятная история, вкратце нами изложенная тут: https://www.facebook.com/PRlinija/posts/1978388012194477, и прокомментированная второй стороной тут: https://www.facebook.com/alena.grevcova/posts/2507174375975037?hc_location=ufi

Но, как известно, «нет худа без добра» и поэтому в финале этой борьбы за справедливость мы убьем двух зайцев сразу: во-первых, раскроем общественности правдивые подробности данного сотрудничества, а, во-вторых, обратим внимание читателей на важные нюансы работы маркетинговых и пиар-агентств, чтобы в дальнейшем уберечь обе стороны (пиарщиков и заказчиков) от разночтений в видении процесса и результатов.

Начнем издалека, со времен становления отношений нашего агентства и тогда еще будущего магазина NONAME Place. Сразу отвечаю на возможный вопрос – а при чем тут это, ведь сейчас речь о конкретном мероприятии? А это хорошо иллюстрирует одно из обвинений заказчика – в безразличии и якобы халатном к нему отношении.

Итак, осень 2017 года. Наши будущие заказчики, не сумев сработаться с шоурумом, где они до этого размещали одежду, создаваемую под их брендом Noname atelier, вынуждены его покинуть и ищут новые помещения. Обращаются с личной просьбой за помощью – узнать у нашего постоянного клиента (магазин обуви), не возьмут ли их туда. Но в тот момент наша близкая подруга (владелица специализированного салона красоты) рассматривает варианты для расширения бизнеса и мы их знакомим. В дальнейшем мы привлекаем к сотрудничеству еще несколько латвийских дизайнерских брендов, которые и становятся первыми арендаторами новоиспеченного концепт стора NONAME Place, автором названия которого, к слову, является также наша близкая подруга. Само собой, мы откликаемся на любую просьбу проконсультировать по вопросам рекламы и маркетинга, к примеру, составляем подборку ресурсов для продвижения магазина для иностранной аудитории и тд и тп. Всегда безвозмездно и с проявлением участия.

Наступает час Х и обращение к нам, как к агентству, с просьбой провести официальную презентацию. На тот момент в магазине уже присутствует более 10 латвийских брендов, многие из которых достаточно давно на рынке, некоторые имеют опыт своих презентаций и в целом – творческие и активные личности. Наша первая реакция – может, вы справитесь сами, у вас столько ресурсов, а мы вам пресс-релиз составим и распространим. Нет, говорят, мы хотим «по-взрослому», с вашими гостями, прессой и гарантированным пиаром. И дизайнеров наших к работе над ивентом привлекать не будем – наш магазин, мы хозяйки, все сами. Что ж, ок. Высылаем вот это предложение NONAME_place_offer_PR_LINIJA с хорошей ценой и в котором все четко расписано, и цели ивента и аудитория мероприятия и этапы нашей работы. Нас попросили еще уменьшить цену, мы скинули еще 20% и по рукам. Забегая вперед – они таки собрали потом с дизайнеров деньги на расходы по ивенту , и именно поэтому мы их проинформировали и обратились за советом, ведь они должны иметь право голоса.

А сейчас расскажем поподробнее, как проходит процесс нашей работы над пиар-презентацией. Для начала мы отправляем заказчику предварительную смету со всеми необходимыми статьями расходов по мероприятию. Это ведущий, музыкальное сопровождение (DJ или музыканты, техник, аппаратура (свет, звук), кейтеринг (закуски и алкоголь), дизайнер (разработка пригласительных и другой визуалки по необходимости), фотограф, расходы по оформлению и по программе мероприятия. Заказчик все взвешивает и, в дальнейшем, мы совместно стараемся эти расходы по возможности оптимизировать (бартер, другие партнерские отношения и тд). Далее мы приступаем к разработке креативной концепции мероприятия. В основе абсолютно каждого мероприятия должна лежать такая концепция. На нее потом будут нанизываться, как бусины на нить, все составляющие ивента. У NONAME Place не было разработанной и прописанной философии. Это отдельная работа – брендинг, но мы за нее беремся и формулируем ту самую основу для будущего позиционирования магазина и для самой вечеринки:

В центре рижского югендстиля на улице Альберта открылся новый концептуальный магазин, объединяющий свежие, яркие, молодые латвийские дизайнерские бренды. Главной особенностью NONAME PLACE создатели называют женственность – все марки, представленные в магазине, созданы целеустремленными и талантливыми женщинами, которые с успехом управляют и бизнесом и миром вокруг.   Итак – „This is a woman‘s world”

Концепция одобрена, приступаем к разработке пресс-релиза и пригласительного. Собираем логотипы и составляем описание всех брендов, представленных в магазине. Заказчицы сообщают, что будет показ. Отлично! Предупреждаем, что это непростой момент, непременно надо пригласить к сотрудничеству стилиста и опытного постановщика, сами даже не возмемся. релиз тут NONAME PLACE_preses relize_RU

пригласительный тут 

Обсуждаем кейтеринг. Предлагаем в качестве партнера просекко Zonin, который в рамках промо предоставит 98 бутылочек. Ресторан. Тут надо отметить, что поиск подрядчиков всегда начинаем с поиска партнерских связей заказчика. Это логично – имея предыдущее сотрудничество у сторон могут быть специальные выгодные условия. Каждый раз предлагаем – коммуникацию можете предоставить нам: мы на уровне маркетинговых департаментов будем разговаривать на одном языке и грамотно распишем все выгодные стороны предстоящего сотрудничества. Заказчики сообщают о Resto-Rātors, но будут говорить лично. Отлично, данного подрядчика очень одобряем. Заминка, кто-то им предложил другой ресторан (его не будем называть, но отметим, что это ресторан очень высокого уровня и основная целевая аудитория все же у этих брендов разная). Так и случается – ресторан запрашивает список гостей, мы отправляем первичный, на тот момент неполный список, ресторан не видит среди гостей депутатов, солидных бизнесменов (то есть свою основную ЦА) и отказывает заказчику в партнерстве. Что и логично –в магазин женской одежды и аксессуаров, произведенных латвийскими дизайнерами, мы и не планировали звать подобных гостейJ В дальнейшем – заказчицы успешно договорились с Resto-Rātors, что нами и было интегрировано в пресс-релиз.

Тут важно добавить о гостях. Какие основные составляющие создают атмосферу любого мероприятия? Музыка, ведущий, программа … но самое-самое важное – гости! За долгие годы нашей деятельности у нас собралась отличная база, которая корректируется нами под каждое конкретное мероприятие в зависимости от услуг и сферы деятельности заказчика. ЦА NONAME Place понятна, концепт ивента и задачи ясны, каждый нами предложенный приглашенный соответствует. Заказчицами вычеркивается из списка ряд блоггеров, решаем, что каждый дизайнер может пригласить на праздник 5-8 своих гостей, много раз подчеркиваем – этот ивент для широкого пиара, а продажи непосредственно на самом мероприятии не первоочередная задача. К тому же, делать акцент на потенциальных платежеспособных, но не “светских” клиентов не стоит – они просто не пойдут на презентацию нового неизвестного магазина. А после, увидев репортажи с красивыми фото показа, гостей и прочтя о магазине грамотные тексты на солидных и уважаемых ресурсах – само собой! Так и произошло. Приток посетителей в магазин после мероприятия вырос в разы.

Заказчицы сообщили, что на мероприятии будет цветочный мастер класс. Отлично, в концепт все вписывается, давайте! Нашли, говорят, замечательного флориста, она все сделает и даже поможет с коррекцией оформлении торговых залов (оказалось, что интерьерист ранее в магазине не работал и теперь самое время этим заняться). Но, говорят, очень дорого обойдутся цветы. Называют цену, да, дорого. Обращаюсь к своим флористам, дают цену в 4.5 (!) раза дешевле. Ой, нет, с вашим будет не то, у нас круче. Что ж, хозяин – барин.

Одним словом, когда наступил четверг (10 мая), а мероприятие назначено на следующую среду (16 мая) я сообщаю, что наступает последний срок рассылки пригласительных, их дизайн давно готов, только все еще ждем логотипы партнеров, с которыми общаются заказчицы сами, не давая нам полномочий. Сообщают – мы решили перенести ивент, у нас ничего не готово, бедааа. Кстати, этот срок чудным образом звучит у заказчиц, как 2 дня, а не 6, как было на самом деле. И на тот момент релиз у нас был готов, список гостей готов, ведущая нами предложенная одобрена, диджей прочекан и у нас было еще целых 6 дней на подготовку программы мероприятия.

Предположу, что панику посеяло привлеченное заказчицами свадебное ивент агентство и презентацию перенесли на неделю. Представительница агентства стала исполнять роль еще одного нашего заказчика и, с этого момента, мы вели уже трехстороннюю коммуникацию. Тут началось то самое расхождение в понимании целей мероприятия. Представительница свадебной компании путала первую презентацию магазина для широкой аудитории с ивентом по сбору базы потенциальных покупателей. Мы неоднократно подчеркивали разницу, объясняя, что данное мероприятие преследует иные задачи, оно должно быть с закрытым гест-листом и магазину, в первую очередь, важно выстроить имидж и получить публикации в СМИ. Кстати, мы и для свадебной компании составили бонусом имиджевый текст с описанием его нового бренда одежды, который также пошел в пресс релиз.

В общем, рассылаем пригласительные, составляем подробный сценарий дня, включая все подготовительные работы на весь день мероприятия, подсчитываем столы-поверхности, договариваемся по технике-микрофонам, достаем у нашего партнера то самое зеркало для сэлфи ))), приходим с ведущей на общее собрание, составляем заказчикам письма для соседей, согласование для управляющего домом, чтобы выдал разрешение проводить ивент во дворике. Ну, то есть абсолютно ничего не делаем.

В день мероприятия на месте с самого утра – потаскать столы во дворик, скорректировать работу декораторов, оформляющих вход, в срочном порядке поменять цветовую гамму, познакомиться с флористом и ее сотрудниками, которые уже приступают к декору, убедиться, что все будет красиво и круто. Прийти за два часа до начала, проверить диджея, звук, красную ленточку, ножницы, ковровую дорожку, репетицию показа (она происходила), познакомиться с официантами. Встретить ведущую, пройтись по сценарию, встретить фотографа, проговорить концепт, снять пленку с ковровой дорожки, сбегать в магазин за ручками для гостей для участия в лотерее, подготовить емкость для визиток, проверить призы от дизайнеров для розыгрышей, встречать гостей, рассказывать им про чудесный NONAME Place, узнать, что модели все же не успевают переодеваться, согласно времени, указанному в сценарии, в срочном порядке изменить сценарий (с 3 выходов на 6), встать у пульта рядом с диджеем и на протяжении 40 минут рулить вместе с ведущей и постановщицей показа паузы между выходами, розыгрыши призов и пуск музыки для дефиле, организовать несколько интервью для заказчиц и дизайнера магазина с журналистами Dienas Bizness и Prīvāta dzīve. Ну, то есть абсолютно ничего не делать.

На другое утро после мероприятия дождаться фото, просмотреть все сотни, отобрать нужные для рассылки по СМИ, разослать пресс-релиз с фоторепортажем, работать с журналистами по размещению публикаций, мониторить репортажи, составить отчет. Вот он: PUBLICATION_REPORT Отчет очень хорош, им даже заказчицы довольны. Но мы абсолютно ничего не делали.

Ну и напоследок про нашу последнюю встречу с заказчицами, на которой я нервничала, жевала галстук и нахально требовала оплату за то, что мы ничего не делали. Так вот, когда одна из заказчиц ляпнула, что половину от долга оне выдать может и сызволят-с, в ту же минуту ее возмущенно перебивает другая, мол, с какой такой стати она такими деньгами раскидывается, этот жест доброй воли был с ней не согласован и я вообще ничего не получу. А, еще спросила, сколько там ваш пиар стоит, 300? 400? вот и будет с вас. Я так обрадовалась, что стольник не надо возвращать, вы бы знали!:)

P.S. надеюсь, что сомнений в том, что все, описанное здесь является правдивым, нет. хотяя, скриншоты могут разбавить иллюстрациями сей текст:)